Raadsvergaderingen voortaan ondertiteld; maar nog niet overal

Raads- en commissievergaderingen worden binnenkort ondertiteld. Dat is met ingang van 23 september verplicht voor alle opgenomen vergaderingen. Wie live meekijkt heeft geen recht op ondertiteling. Geen enkele gemeente in onze regio kreeg het voor elkaar om op tijd aan de nieuwe verplichting te voldoen. Leiden is er het verst mee.

De vergaderingen van de Leidse gemeenteraad en commissies zijn inmiddels met terugwerkende kracht tot 1 september 2020 van automatische ondertiteling voorzien. De vergadering van de raadscommissie Onderwijs en Samenleving van die datum heeft de primeur.

Er loopt momenteel een aanbesteding voor een nieuw Raadsinformatiesysteem en Bestuursinformatiesysteem (RIS-BIS). “Het systeem is regionaal aanbesteed, omdat het veel voordelen biedt om met de regio in dezelfde systemen te werken”, meldt Aafke Scheltens van de Leidse raadsgriffie. “Het maakt de onderlinge samenwerking makkelijker. Dat geldt ook voor de ondersteuning vanuit het Servicepunt71. In het nieuwe systeem zit ook een papierloos vergadersysteem voor de hele gemeentelijke organisatie inbegrepen en natuurlijk zijn er ook financiële voordelen door die schaalvergroting.” Naar verwachting wordt eind dit jaar een keuze gemaakt voor een nieuw systeem. De implementatie volgt dan begin 2021.

Commissie leeftijd
In Leiden is men inmiddels begonnen met het ondertiteld aanbieden van alle vergaderingen. Sinds eind vorige week zijn alle vergaderingen met terugwerkende kracht per 1 september 2020 voorzien van ondertiteling. Helemaal foutloos zijn de teksten nog niet. “Het gebeurt met behulp van automatische spraakherkenning”, vertelt Scheltens. “Het is een lerend systeem dat bij aanvang nog niet alle termen en namen goed herkent. Zo wordt de raadscommissie Leefbaarheid en  Bereikbaarheid op dit moment nog weergegeven als ‘commissie Leeftijd en Bereikbaarheid’. Door het lerende systeem moet de herkenning steeds beter worden.

Te duur
De vier Leidse buurgemeenten zijn nog niet zo ver als Leiden, maar werken wel aan een oplossing om de periode tot het nieuwe RIS-BIS te overbruggen. In Leiderdorp is het bestaande systeem niet geschikt voor ondertiteling. “Met onze huidige leverancier zijn we in gesprek over de mogelijkheden van ondertiteling in de tussenliggende tijd”, laat de Leiderdorpse raadsgriffier Bart Rijsbergen weten.

In Oegstgeest worden geen tijdelijke maatregelen genomen. De raad wacht met de implementatie tot het nieuwe systeem er is. “De komende tijd zullen we het dus nog even zonder ondertiteling moeten doen”, zegt griffier Fred Kromhout. “Overigens is de kwaliteit van de ondertiteling nog niet heel goed. Om het goed te krijgen moeten er na de automatische ondertiteling nog door een mens correcties uitgevoerd worden. Alles bij elkaar is dat een dure zaak, die niet begroot is voor dit jaar.”

Zoeterwoude
In de kleinste gemeente werden vergaderingen tot voor kort helemaal niet uitgezonden. Sinds de coronamaatregelen van kracht zijn, is daar verandering in gekomen. Voorrondes en raadsvergaderingen zijn sinds enkele maanden digitaal. Dat betekent dat de raadsleden vanuit huis of vanaf een plekje in het gemeentehuis – internet is het het buitengebied niet overal snel genoeg –  inloggen op het Teams-platform. Geïnteresseerden kunnen die vergaderingen nu dus thuis live volgen. Ondertitelen speelt daarbij geen rol, want dat gebeurt pas achteraf als de vergaderingen worden gepubliceerd op de gemeentelijke website. En dat doet Zoeterwoude niet. Wel plaatst de griffie maandelijks de raadsverslagen op de site.

Samen met Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest, doet Zoeterwoude mee aan de aanbesteding voor een nieuw raadsinformatiesysteem. “Hierin wordt naar verwachting ook publicatie van video achteraf, met ondertiteling, voor de Zoeterwoudse vergaderingen mogelijk gemaakt”, meldt de Zoeterwoudse raadsgriffier Gerrie Buijs.

In Voorschoten is de griffie wel bezig met de wettelijke verplichting, maar daar komen de vergaderingen met ondertiteling pas later online. Nu de raad en de commissies thuis via Teams vergaderen, gebruikt de gemeente videodienst Youtube om de vergaderingen uit te zenden. “Ons bestaande systeem zo aanpassen dat we het ook kunnen gebruiken voor vergaderen op afstand bleek zo kostbaar dat we daar niet voor hebben gekozen”, legt griffier Minke Elkerbout uit. De vergaderingen worden nu na afloop gedownload en door de leverancier van het Voorschotense raadssysteem van ondertiteling voorzien. “Daar gaat wat tijd overheen, maar we zetten alle vergaderingen vanaf 23 september alsnog met ondertiteling op de site”, zegt Elkerbout. Dat is de datum waarop de verplichting inging.

Youtube kan trouwens ook video’s van automatische ondertiteling voorzien, maar daar zitten zoveel fouten in dat Voorschoten het niet wil gebruiken. “Je hebt het dan echt over een foutscore van twintig procent”, zegt Elkerbout. “Dat is veel slechter dan het automatische (en lerende) systeem dat we straks kunnen gebruiken. Dat maakt ook fouten, vooral in namen, maar die haalt de griffie er niet uit. “Dan ben je per uur vergadering vier uur bezig.”

Pas als de vergaderingen weer in de raadzaal van het Voorschotense gemeentehuis plaatsvinden, worden ze direct na afloop van ondertiteling voorzien. Voorschoten doet overigens niet mee met de aanbesteding voor een nieuw systeem in de Leidse regio. Elkerbout: “Met die aanbesteding is de regio al een jaar of twee bezig en we zijn tevreden met onze bestaande leverancier.” Tot voor kort werkte Voorschoten nog nauw samen met Wassenaar en viel in dat opzicht dus buiten de Leidse regio.

Leiden Leiderdorp Oegstgeest Politiek Voorschoten Zoeterwoude