Voorschoten en Wassenaar ruziën over ICT-rekening

De rekening voor ICT-werkzaamheden die Wassenaar voor Voorschoten uitvoert zorgt voor een flinke rel tussen beide gemeenten. De kosten zijn 117.000 euro hoger dan Voorschoten had verwacht. Dat verklaarde burgemeester Stemerdink in de raadscommissievergadering afgelopen donderdag. Het resulteerde in een geïrriteerde brief van de gemeente Wassenaar. Voorschoten wil de samenwerking nu eerst evalueren.

Sinds de ontvlechting van de ambtenarenorganisatie voert de gemeente Wassenaar de ICT-diensten uit voor Voorschoten. Er is twee keer per jaar bestuurlijk overleg waarin gesproken wordt over uitvoering en financiën. In november 2023 is tijdens dit overleg geen afwijkingen geconstateerd, staat te lezen in de voorjaarsnota van Voorschoten.

In februari 2024 is de eindafrekening door Wassenaar aan Voorschoten gestuurd. Hieruit bleek een overschrijding van 117.000 euro. Dat was het gevolg van fors meer licentie-aanvragen vanwege personele wisselingen bij Voorschoten dan waar rekening mee was gehouden.

Geen waarschuwing
“Het kan niet zo zijn dat er tussentijds geen waarschuwing komt dat de ICT-budgetten overschreden gaan worden”, zei burgemeester Stemerdink. “Als de ene overheid diensten uitvoert voor een andere overheid, dan moet je erop kunnen vertrouwen dat relevante informatie, zoals overschrijding van budgetten, tijdig worden gemeld. Enerzijds omdat er dan gekeken kan worden of en zo ja hoe er moet worden bijgestuurd. Daarnaast brengt ons staatsrechtelijk systeem met zich mee dat de gemeenteraad tijdig en volledig over dit soort zaken moet worden geïnformeerd. Doordat ik als portefeuillehouder niet door Wassenaar ben geïnformeerd, heb ik geen invulling kunnen geven aan mijn actieve informatieplicht aan de gemeenteraad. Ik neem dat hoog op, omdat de gemeenteraad erop moet kunnen vertrouwen dat dit wel gebeurd.”

Volgens Voorschoten is door Wassenaar tijdens bestuurlijk overleg in april en mei aangegeven dat als Voorschoten niet betaalt, de ICT-diensten onmiddellijk zouden worden gestaakt. Voorschoten heeft daarop het voltallige bedrag betaald vanwege de grote gevolgen daarvan voor de dienstverlening aan de inwoners. Het is voor de gemeente nog een reden om de samenwerking te evalueren.

Brief
In een boze brief zegt Wassenaar: “Met klem nemen we afstand van de passages en feitelijk verkeerde voorstelling van zaken. Het doet ook geen recht aan de jarenlange samenwerking op de verschillende beleidsterreinen tussen onze gemeenten … Abusievelijk geeft u hierbij aan dat deze overschrijding niet bijtijds aan u zou zijn aangekondigd. Daarnaast stelt u dat de gemeente Wassenaar haar dienstverlenende taken niet zou willen uitvoeren indien de rekening van de overschrijding niet voldaan zou worden.”

Gratis
Verder stelt Wassenaar dat Voorschoten rekening had moeten houden met hoge kosten. “Licenties zijn nou eenmaal niet gratis.” Voorschoten had juist Wassenaar moeten informeren over de vele personele wisselingen. Ook stelt Wassenaar dat er nooit sprake van is geweest om de ICT-dienstverlening eenzijdig te beëindigen. “Dat betekent overigens niet dat er gratis kan worden besteld.”

Evaluatie
Wassenaar is het ook niet eens met de evaluatie door een adviesbureau. Burgemeester Stemerdink liet weten dat een evaluatie al eerder op de agenda stond. “Deze situatie heeft het alleen in een stroomversnelling gebracht. We waren al langer aan het nadenken want de ICT-opgaven worden steeds groter. Duidelijk is dat onze ICT-omgeving met Wassenaar te klein is om toekomstbestendig te blijven. Onlangs is gebleken dat we eigenlijk moeten aansluiten bij een organisatie voor minstens 350.000 inwoners om de grote ICT-opgaven in de toekomst op de juiste manier te beheersen.”

Gesprek
De resultaten van de evaluatie worden in het najaar van 2024 verwacht. Op basis daarvan wordt besloten welke richting Voorschoten kiest op het gebied van ICT. De raad betreurde wat er gebeurd is. Half juli volgt een gesprek tussen beide gemeenten.

Voorschoten Wassenaar