“Sinds langere tijd zijn er tijdens raads- en commissievergaderingen technische storingen in het vergadersysteem. Die variëren van kleine – snel op te lossen – problemen achter de schermen, het onwenselijk tijdelijk moeten schorsen van vergaderingen tot het algehele dieptepunt op donderdag 3 juli toen de vergadering van de commissie Werk en Middelen voortijdig werd beëindigd vanwege uitval van de installatie“, schrijft Heijkoop aan de gemeenteraad. “Ondanks inspanningen van de bodes is het toen niet gelukt om de vergadering te herstarten. Bijkomend probleem was dat de externe ondersteuning van de AV-installatie niet bereikbaar was.”
Volgens de burgemeester staat de gemeenteraad voor een open, transparante en voor iedereen toegankelijke vergadercultuur. “Het uitzenden van vergaderingen in beeld en geluid is daarbij een belangrijke voorwaarde. Helaas is te vaak gebleken dat de dienstverlening en de samenwerking met en tussen de leveranciers suboptimaal is.” Hoewel de gemeente onderhoud en reparaties heeft laten uitvoeren, leveren die werkzaamheden niet het ‘robuuste vergadersysteem’ dat voor een betrouwbare ondersteuning en uitzending van de vergaderingen kan zorgen. “De regelmatige storingen in het vergadersysteem van de Leidse gemeenteraad raakt het democratisch proces.”
Escalatiegesprekken
Na de laatste raadsvergadering van 19 juni heeft de burgemeester om een intern onderzoek gevraagd en zijn meer escalatiegesprekken met betrokken leveranciers gevoerd. Verschillende raadsleden hebben na de vergadering van Werk en Middelen, maar ook al eerder hun zorgen geuit over de onbetrouwbaarheid van het vergadersysteem. “Het presidium deelt de zorgen van uw raad en heeft de griffie verzocht om uw raad te informeren over de acties die in gang zijn gezet om de verstoringen van de vergaderingen voor nu en in de toekomst te voorkomen en te komen tot een betrouwbaar vergadersysteem”, aldus Heijkoop.
Deadlines
Vanuit de afdelingen facilitaire zaken en ICT en de griffie is door de gemeente nu contact gelegd met de leveranciers. “Er is met klem verzocht om de problemen structureel op te lossen. Daarbij hebben we ook harde deadlines gesteld”, zo schrijft de burgemeester. Er is nu afgesproken dat de leverancier fysiek aanwezig is bij de komende vergaderingen. Ook is deze week onderzocht wat er vorige week mis ging en die technische storing zou verholpen moeten zijn. “Indien nodig wordt er een back-up scenario ingericht op kosten van de leverancier.”
Sleutelstad Media
Middelstegracht 87A
2312 TT Leiden
E-mail
redactie@sleutelstad.nl
Telefoon Redactie
071 - 5235907
