Vertraagd 'jaar van de brief' kost zes ton

Het College van Burgemeester & Wethouders wil 600.000 euro voor de invoering van een Klant Contact Centrum Post (KCC Post) dat de verantwoordelijkheid krijgt voor de voortgangsbewaking van de afhandeling van post. Het op tijd beantwoorden van brieven is al jarenlang een probleem voor de gemeente. De irritatie liep jaren geleden ook intern al zo hoog op dat burgemeester Lenferink in zijn nieuwjaarstoespraak 2005 al uitriep tot ‘Jaar van de Brief’. Burgers zouden voortaan altijd op tijd antwoord van de gemeente gaan krijgen. Nu, zo’n vijf jaar later, blijkt dat nog steeds 26% van de brieven niet binnen vijf weken wordt beantwoord. Dat is de termijn die de gemeente zichzelf heeft opgelegd. Wethouder Pieter van Woensel wil de maatregelen zo snel mogelijk invoeren.

 

Voortaan wordt alle inkomende post gescand. Hierdoor kan post sneller gesorteerd en verspreid worden. Managers worden beter geïnformeerd over de afhandeling van post van hun afdeling en kunnen hierdoor makkelijker medewerkers aanspreken op knelpunten en achterstanden. Bovendien worden er accountmanagers aangesteld die de afhandeling van de post gemeentebreed bewaken. Al eerder genomen maatregelen blijven ook van kracht. Zoals een digitaal rappelleringssyteem dat op dit moment ingevoerd wordt. Hierdoor krijgen medewerkers van de afdelingen een overzicht van de poststukken die nog niet zijn afgehandeld zodat ze dit alsnog kunnen doen. Tot slot komt er meer interne communicatie over postafhandeling.

Leiden