Zó richt je je kantoor gezond in!

Je slaapkamer is waar je slaapt en je keuken is waar je eet, maar je thuiskantoor is misschien wel het zenuwcentrum van je hele huis. Als je thuis een bedrijf hebt, houd je er je bestanden bij, communiceer je met je manager of klanten en werk je je boekhouding bij.

Waar je je kantoor ook voor gebruikt, veel heb je er niet aan als het een rommelige puinhoop is. Als je je bureau niet opruimt en de vloer zelden schoonmaakt, kan je verdwalen in een wirwar van draden en bedolven raken onder stapels papieren. Maar er zijn een paar eenvoudige manieren om je uit deze warboel te helpen.

Betere organisatie van je kantoor
Met archiefsystemen van Vink Lisse kun je je kantoor beter te organiseren, zoals:
– Een inbox om opdrachten, rekeningen, brieven en andere projecten op je takenlijst te zetten. Houd er rekening mee dat dit geen permanente opslagcontainer is: als er langer dan een paar dagen een stuk papier in je inbox zit, moet je het opslaan of verwijderen. Maak ook een outbox om papierwerk af te handelen dat is voltooid.
– Een archiefrek om lopende projecten bij te houden.
– Een prullenbak, een recyclingcontainer en een papierversnipperaar.
– Een archiefkast.

Stel vervolgens een workflow op. Wanneer een project binnenkomt, kun je beginnen met het in je inbox te plaatsen. Binnen een dag of twee kan het worden verplaatst naar je box met open projecten. Nadat het project is voltooid, gaat het naar de archiefkast. Na een aantal jaar (afhankelijk van je bedrijf en hoe lang je de documentatie moet bijhouden), moet deze naar de uiteindelijke rustplaats gaan: de prullenbak.

Maak je bureau schoon
Het doel van het schoonmaken van je kantoor is om je te helpen organiseren. De beste plaats om te beginnen is dat deel van je kantoor waar je de meeste tijd doorbrengt: je bureau. Zit je bureau begraven onder stapels papieren, regenboogkleurige bergen Post-Its en stapels kantoorbenodigdheden? Begin met een schone lei. Haal alles van je bureau weg, behalve je computer, printer en telefoon.

Ga vervolgens door elk item dat op je bureau ligt. Overweeg hoe vaak je het gebruikt. Een keer per dag? Een keer per week? Eens per maand? Nooit? Als je het item niet minstens één keer per week gebruikt, leg het dan opzij. Nadat je de rest van je kantoor hebt georganiseerd, kun je nieuwe plekken vinden voor alle andere items die je hebt verplaatst.

Gooi ze weg
Een van de redenen waarom thuiskantoren zo overvol raken, is omdat hun eigenaren koppig weigeren of geen tijd nemen om dingen weg te gooien. Neem een paar minuten de tijd om je kantoor te zuiveren van alles wat je niet meer gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan:
– Pennen die niet meer werken
– Paperclips die uit vorm zijn gebogen
– Oude tijdschriften en kranten
– Ongebruikte of kapotte kantoorapparatuur, inclusief oude telefoons, computers en printers / scanners.

Geen draden laten slingeren
Val je elke keer over een slingerende massa draden en kabels? Een teveel aan kabels is niet alleen een struikelgevaar, maar levert ook brandgevaar op en maakt je kantoor nóg onoverzichtelijker dan het al is. Berg de draden of kabels goed weg en vewijder elektronische apparatuur die je niet vaak of helemaal niet meer gebruikt. Gebruik zoveel mogelijk draadloze apparaten als je kunt – je muis, toetsenbord en printer – om de kabelwarboel te verminderen. Een andere optie is een USB-hub, waarmee je verschillende apparaten op je computer kunt aansluiten met slechts één USB-kabel.

 

Nieuws