Waarom zeven Leidse raadsvergaderingen twee ton kosten

Vanwege de verbouwing van het Leidse stadhuis vergaderde de gemeenteraad sinds januari van dit jaar in de grote zaal van het Hoogheemraadschap van Rijnland. In april werd in verband met het coronavirus overgeschakeld op digitaal vergaderen en vanaf volgende week komen de Leidse raadsleden weer fysiek in vergadering bijeen. Dat kan voor de raadsvergaderingen alleen niet bij het hoogheemraadschap. Er zijn dan teveel aanwezigen om de anderhalve meter afstand te kunnen bewaren.

Er wordt uitgeweken naar Naturalis, maar daarvoor moet de gemeente wel diep in de buidel tasten. Heel diep. De kosten bedragen maar liefst twee ton voor de zeven raadsvergaderingen die er tot eind van dit jaar nog op de agenda staan. Wij zochten uit waar al dat geld heen gaat, want 28.571,43 euro vinden veel stadsgenoten wel erg gortig. Net als eerder de fractie van de VVD Leiden trouwens. Die partij stemde eerder als enige tegen het extra geld voor de vergaderingen in het museum.

Via de raadsgriffie van de gemeente Leiden krijgen we een beeld van hoe de kosten zijn opgebouwd. De ondersteunende dienst van de gemeenteraad schat het aantal aanwezigen bij een gemeenteraadsvergadering op zo’n tachtig mensen en met dat aantal is dan ook gerekend toen er een zaal werd gezocht die groot genoeg was om ‘coronaproof’ bijeen te komen. Naast de 39 raadsleden zijn bij raadsvergaderingen ook de burgemeester en de vijf wethouders aanwezig. Ook in de zaal zitten de griffier, de gemeentesecretaris, een batterij ambtenaren voor de ondersteuning, bodes, publiek en pers.

Shortlist
Uit een onderzoek van verschillende locaties in Leiden kwam een shortlist van drie mogelijke ruimtes die groot genoeg zijn: Holiday lnn, Naturalis en de Hooglandse Kerk. “Deze locaties lopen qua kosten niet ver uiteen,” meldt de griffie. “De keuze voor Naturalis is onder andere gebaseerd op de goede voorzieningen die al in dat gebouw aanwezig zijn, de binding met de stad en de beschikbaarheid van de ruimte op de data waarop raadsvergaderingen gepland zijn.”

De zaalhuur die Naturalis in rekening brengt is slechts een klein deel van de ingeschatte kosten. De hoge kosten worden met name veroorzaakt doordat in alle drie de locaties geen permanente vergaderopstelling mogelijk is. De gemeente heeft in Leiden geen plek gevonden waar de vergaderopstelling voor zo’n grote groep permanent kan blijven staan en waar bovendien randvoorzieningen zoals stroom en internet aanwezig zijn. De zaal wordt daarom voor elke vergadering ingericht met tafels, stoelen, geluidsapparatuur en alles wat voor een vergadering nodig is. Omdat de vergaderingen ook live worden uitgezonden via internet, worden ook camera’s en extra verlichting aangebracht om ervoor te zorgen dat alles goed in beeld komt. Na de vergadering wordt alles weer opgeborgen zodat de zaal weer in oorspronkelijke staat wordt teruggebracht voor het reguliere gebruik van de ruimte door het museum.

De raad heeft in de laatste vergadering voor het zomerreces twee ton gereserveerd voor de zeven vergaderingen. “Dit bedrag is een inschatting van de totale kosten op basis van aannames en inschattingen van leveranciers”, zo laat een woordvoerder van de griffie desgevraagd weten. “In de loop van de zomer zijn deze inschattingen steeds verder uitgewerkt. Deze week is er een test doorloop gehouden van een vergadering, waarbij voor alle leveranciers en betrokkenen is vastgelegd hoe de inrichting van de vergadering er definitief uit zal zien.” Komende week worden de definitieve kosten uitgerekend. Die vallen naar verwachting lager uit dan vooraf was ingeschat.”

Fysieke vergaderingen
Ter voorbereiding op de raadsvergaderingen waar de besluitvorming plaatsvindt, vergaderen de raadsleden in (kleinere) commissies om zaken inhoudelijk te bespreken. Van april tot en met juli hebben ook de commissies digitaal vergaderd. Dit werkte volgens de gemeente weliswaar naar behoren, maar was niet vergelijkbaar met een echte vergadering. “Voor een goed debat is het nodig om oogcontact met elkaar te kunnen hebben, lichaamstaal af te kunnen lezen, soms even een grapje kunnen maken of elkaar in de rede kunnen vallen en praten. Dit is in een digitale vergadering allemaal een stuk lastiger.” Nu de raad en de commissies weer fysiek gaan vergaderen, ook al is dat op locatie, zal het voeren van het debat en daarmee de besluitvorming een stuk soepeler verlopen”, zo schat de griffie in. “Het besturen van de stad door de gemeenteraad is een vitale functie. Het is daarom van belang dat dit ook in deze vreemde tijd zo goed mogelijk verloopt.”

Een ander belangrijk argument om weer in persoon te vergaderen is dat insprekers dan de raadscommissies persoonlijk kunnen toespreken. In de digitale vergaderingen verliep ook de inspraak namelijk online. Ook publiek kan bij de raadsvergaderingen weer in de zaal aanwezig zijn om de vergadering te volgen en eventueel in contact te komen met de raadsleden.

Raadscommissies
Ook de commissievergaderingen gaan weer offline gehouden worden. Omdat bij commissievergaderingen minder mensen aanwezig zijn, worden deze vergaderingen de komende maanden op de plek gehouden waar de raad eerder dit jaar bijeen kwam. De grote zaal van het hoogheemraadschap. Publiek is daar wel welkom, maar moet de vergadering wel in een aparte zaal volgen. De vergaderingen van de commissies kosten de gemeente geen extra geld. Die maken gebruik van de zaal en de inrichting die al voor de raadsvergaderingen in orde was gebracht.

Hoogheemraadschap
Van januari tot en met maart van dit jaar gebruikte de gemeenteraad de zaal van de Verenigde Vergadering van het Hoogheemraadschap van Rijnland voor de raadsvergaderingen. In principe is afgesproken dat de raadsvergaderingen gedurende de gehele periode van verbouwing van het stadhuis, volgens planning tot halverwege 2021, hier zouden plaatsvinden. Het Hoogheemraadschap van Rijnland heeft de zaal zonder kosten voor zaalhuur aan de gemeenteraad beschikbaar gesteld. Er zijn wel een eenmalige kosten gemaakt om de zaal geschikt te maken voor raadsvergaderingen, zoals het plaatsen van de geluidsapparatuur en de camera’s die eerder in de raadzaal in het stadhuis werden gebruikt. Hoeveel geld daarmee gemoeid was, wist de gemeente nog niet te melden. Dat zit versleuteld in het budget voor de verbouwing van het stadhuis. Vanwege de maatregelen tegen verdere verspreiding van het coronavirus, kunnen de raadsvergaderingen hier voorlopig niet plaatsvinden.

Leiden Politiek